Penulisan Hal Surat

3.2.5 Hal Surat

Hal surat disebut pula perihal surat atau pokok surat. Maka kata hal sama dengan makna kata perihal, yaitu ‘perkara’, ‘soal’, ‘urusan’, ‘peristiwa’, dan ‘tentang hal’. Yang dikemukaan pada hal surat adalah isi pokok surat yang diterbitkan. Agar penyusun surat dapat menyusun pernyataan dengan singkat, diperlukan pelatihan. Hal itu dapat dilakukan dalam bekerja setiap harinya. Hal-hal lain yang perlu diperhatikan dalam penulisan hal surat ialah sebagai berikut.

1.    Huruf awal kata hal atau perihal ditulis dengan huruf kapital.
2.    Satuan yang digunakan untuk menyatakan hal surat diusahakan singkat, tetapi jelas.
3.    Satuan yang digunakan berkategori nomina/nominal.
4.    Panjang satuan jangan sampai melebihi separoh kertas.
5.    Huruf awal kata awal satuan itu ditulis dengan huruf kapital.
6.    Kata hal diikuti tada titik dua tanpa disela spasi.
7.    Penulisan tanda titik dua (:) dengan bentuk yang mengikutinya disela spasi.
8.    Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik dan barisnya tidak bergaris bawah.
9.    Spasinya jangan di jarang-jarangkan.

Contoh-contonya tersaji di bawah ini!
36) Hal: Permohonan tenaga kerja
37) Hal: Pengiriman rak buku
38) Hal: Penataran kebahasan

Bentuk permohonan bantuan tenaga pada contoh (36), bentuk pengiriman rak buku pada contoh (37), dan bentuk penataran kebahasaan pada contoh (38) merupakan satuan yang sudah berkategori nominal. Bentuk-bentuk itu mejadi tidak benar jika di ubah menjadi memohon bantuan tenga, mengirimkan rak buku, menatar kebahasaan.

Sampai saat ini masih dapat ditemukan penulisan hal surat yang belum benar. Contoh-contohnya seperti berikut.
39) *Hal: Permohonan Izin Mengajar
40) *Hal: Memohon Izin Menggunakan Auditorium
41) *Hal: Melangkan Barang

Nomor surat, lampiran, dan hal atau perihal surat biasanya disajikan pada baris yang berurutan secara vertikal dan penulisan bagian-bagian itu diikuti tanda titik dua (:). Agar pewajahan surat tetap indah dan menarik, penulisan tanda titik dua (:) dapat dilakkan secara lurus vertikal. Karena panjang kata-kata nomor, lampiran, dan hal tidak sama, tanda titik dua(:) mengikuti kata yang terpajang, dalam hal ini kata lampiran, dijadikan patokan penulisannya. Artinya, tanda titik dua itu dituliskan secara lurus vertikal setelah penulisan kata lampiran. Contoh-contohnya seperti berikut.

42)
Nomor        : 056/F/1997
Lampiran    : Satu bendel
Hal             : Pengusulan calon pegawai

43)
Nomor        : 577/I.CC/1986
Lampiran    : Empat bendel
Hal        : Pengusulan kenaikan tingkat

44)
Nomor        : 076/BB/1995
Lampiran    : Satu berkas
Hal        : Panggilan kerja

Sebagai perbandingan kerapian dan keeindaahnya, di bawah ini contoh (42), (43), dan (44) disakikan lagi, tetapi penulisan tanda titik dua (:) tidak secara lurus vertikal.

45)
Nomor     : 056/F/1997
Lampiran  : Satu bendel
Hal           : Pengusulan calon pegawai

46)
Nomor      : 577/I.CC/1986
Lampiran   : Empat bendel
Hal            : Pengusulan kenaikan tingkat

47)
Nomor       : 076/BB/1995
Lampiran    : Satu berkas
Hal             : Panggilan kerja

Share: