Cara Menerima dan Menelpon yang Baik

Gambar bertelepon

Telepon merupakan alat komonikasi yang tidak bisa dipisahan sehari-hari. Penggunaan telepon juga digunakan di kantor-kantor untuk komunisasi. Image suatu perusahaan bisa juga dilihat dari cara mereka menerima telepon dari costumernya maupun relasi. Untuk itu penting juga mengetahui bagaimana cara mererima telepon dan menelepon yang baik. Berikut yang saya dapat dari blog http://muhamadlutfi96.blogspot.com/2013/03/cara-menerima-telepon-dan-menelepon.html

1. Pengertian Etika Bertelepon

Etiket bertelepon adalah tata krama, sopan-santun, tata pergaulan dalam bertelepon (menerima-melakukan kontak telepon) yang meliputi berbicara dengan jelas, tegas, terkesan ramah, hangat dan bersahabat.

2. Hal-hal penting etika bertelepon adalah

1. Jangan biarkan telepon  berdering 2-3 kali segeralah angkat. :D
2. Dengarkan mitra bicara dan berkonsentrasi dengan pihak penelepon (tidak melamun).
3. Berkatalah dengan sopan dan hangat, hindari kata-kata yang bisa meyinggungi perasaan penelpon.
   1. Berikan respon secara tepat dan lugas.
   2. Berbicara sepelunya dengan volume suara cukup jelas, tegas, lancar serta hangat dan bersahabat.
   3. Siapkan perlengkapan seperlunya ketika akan menelepon, seperti nomor telepon yang dituju, buku catatan, dan pensil.

3. Langkah-langkah dan teknik menerima telepon.

1. Segeralah angkat jika telepon berdering.
2. Ucapkanlah salam begitu anda mengangkat telepon.
3. Bila penelepon menanyakan orang lain, tanyakan nama dan identitas orang yang dicari.
4. Bila orang yang dituju tidak ada ditempat maka beritahukan dengan sopan dan tawarkan pada penelepon untuk meninggalkan pesan.
5. Setelah menyelesaikan pembicaraan dengan penelepon sebaiknya mengucapkan salam, dan jangan meletakkan gagang telepon mendahului penelepon, tunggu sampai gagang telepon diletakkan atau telepon ditutup selama dua atau tiga detik olah penelepon. Karena bisa terdengar suara menutup telepon apalagi kalau kasar.

4. Langkah-langkah dan teknik menelepon

1. Siapkan nomor telepon yang akan dihubungi
2. Tekan nomor telepon yang dituju dan bila sudah tersambung dan pihak yang dituju sudah menggangkat, ucapkanlah salam.  Sebelum mengutarakan maksud dan tujuan pastikan bahwa nomor yang dituju benar.
3. Sebutkan identitas diri anda dengan jelas lalu kemukakan keinginan anda untuk berbicara dengan orang yang dituju.
4. Berikanlah selalu kesan ramah dan ucapkan salam penutup untuk mengakhiri pembicaraan.

5. Cara menggunakan telepon yang baik

1. Pegang gagang telepon dengan baik menggunakan tangan kanan, tempelkan telepon dekat telinga dengan benar, sebaiknya mikrophone jangan terlalu dekat dengan mulut.
   1. Usahakan nafas kita saat bicara ditelepon tidak terdengar seperti mendengus.
   2. Ucapkan salam.
      1. Tanyakan identitas penelepon.
      2. Gunakan “Smiling Voice” dan “Pitch Control” selama pembicaraan berlangsung.
         1. Simak baik-baik pesan dan kalimat penelepon.
         2. Apabila anda tidak mengerti, tidak ada salahnya anda mengulangi pertanyaan.
            1. Akhiri pembicaraan dengan salam.
            2. Letakkan gagang telepon dengan benar dan pas pada posisinya.

6. Hal-hal yang tidak boleh dilakukan pada saat komunikasi menggunakan    telepon

1. Suara terlalu keras.
2. Bicara ditelepon sambil makan atau berdecak.
3. Berbicara dengan orang lain selagi berbicara ditelepon.
4. Berbicara dengan nada kasar atau membentak.
5. Berbicara dengan nada memerintah.
6. Membirkan penelepon menunggu terlalu lama tanpa penjelasan.
   Nada dan intonasi terkesan malas atau tak ramah.

Demikianlah semoga aku sendiri dapat menggunakan telepon dengan baik dan benar. :D

Share: